Típicamente, la imagen del elefante blanco la asociamos con grandes corporativos que se mueven con mucha dificultad, que tienen procesos internos largos y complicados o que reaccionan tarde a las demandas del mercado. Más que un tema de tamaño estamos hablando de un tema de velocidad y adaptación. En la realidad, un elefante puede desplazarse con una rapidez nada despreciable de hasta 20 kms/hr.
¿Por qué las empresas, grandes o chicas, no somos capaces de movernos a la velocidad que nos gustaría? ¿Dónde reside la complejidad? Hay múltiples razones, como puede ser la falta de procesos claros, una sobre regulación de las solicitudes que tienen que pasar por muchos aprobadores, organizaciones que están demasiado jerarquizadas, entre otras tantas, pero quizá la que mayor impacto tiene es la tecnología, que puede ser rígida e inflexible.
Este último factor es el que quisiera puntualizar. Las grandes empresas no se construyen de la noche a la mañana. Son resultado de años y años de experiencia, de éxitos y de fracasos, de crecimientos acelerados y de reducción de plantillas. Con el paso del tiempo y el avance de la tecnología, van implementando sistemas que les ayudan a gestionar, operar, producir o entregar su oferta al mercado. Estamos muy acostumbrados a pensar que una vez que “entre en producción” tal o cual sistema, todos los problemas que teníamos antes, desaparecerán y podremos salir temprano del trabajo para regresar a casa. Así lo planeamos, lo vendemos internamente y muchas veces, lo deseamos. Generalmente, la puesta en marcha de un nuevo sistema es doloroso, porque hay que hacer ajustes y terminar de aprender a utilizarlo, pero posteriormente se goza de un periodo estable donde se hace tangible el beneficio y triunfalmente se concluye que los esfuerzos previos valieron la pena. ¿Y qué sucede después? Que la empresa sigue operando y cambiando. Que el director general quiere un nuevo reporte que no existía, que la gente en marketing solicita campos especiales en los sistemas de ventas para hacer estadísticas, que el gobierno acaba de emitir una nueva regulación para estar informado sobre la emisión de facturas, que no alcanza el número de licencias de un sistema porque hay demasiados usuarios, que hubo un intento de ataque a la página de internet, que van a sacar al mercado un nuevo producto y hay que cambiar todas las tarifas, que se abre una nueva sucursal, que se integra una nueva empresa que acaba de ser adquirida, que hay una reorganización, que aumentaron las quejas por parte de los cliente debido a un lote defectuoso en la producción, solo por mencionar algunos ejemplos de los innumerables problemas que suceden día con día.
Entonces, aquel sistema que fue pensando para resolver una necesidad en particular bajo ciertos criterios, ya no está funcionando como debiera, y esto genera que los ingenieros en el área de sistemas reciban cada vez más requerimientos urgentes por parte de los usuarios quienes no pueden esperar por mucho tiempo, lo que crea una tensión creciente entre ambos grupos hasta que se llega al límite de la confrontación. Este fenómeno es prácticamente omnipresente en las medianas y grandes empresas.
¿Cuáles son las alternativas que tenemos hoy en día? Los fabricantes de tecnología también están preocupados por esta situación, pero su única propuesta viable es sugerir un “upgrade” al sistema o migrarlo a la nueva y última versión que, nuevamente, resolverá todos los problemas existents. Pareciera que estamos atrapados en este ciclo. Y la tecnología avanza tan rápido que hasta la obsolescencia programada quedó obsoleta.
Pero las empresas no pueden afrontar tantos gastos. No hay presupuesto que alcance. Es inviable cambiar de sistemas cada dos o tres años cuando el retorno de la inversión no ha llegado ni a la mitad del periodo esperado y además los gastos de soporte y mantenimiento son muy altos para poder mantener todo lo demás funcionando. La tensión ahora es entre el área de sistemas y el área de finanzas porque ésta no puede aprobar tales gastos que, irónicamente, ayudarían a resolver muchos de los requerimientos que ellos mismos y los demás usuarios están solicitando. La habilidad del CIO para poder resolver satisfactoriamente la demanda que tiene su área ajustándose a un presupuesto limitado es crucial para el éxito de la empresa y de ahí proviene una gran admiración de mi parte hacia ellos.
¿Qué otras alternativas existen? ¿Es viable resolver el problema y, de alguna manera, amortiguar este ciclo que parece acelerarse cada vez más? A lo largo de los años, muchas empresas han implementado técnicas y metodologías para transformar sus empresas y operar basados en procesos. Una de las más exitosas ha sido Toyota en los años 80’s, basada en modelos de mejora continua y administración de procesos. Sin embargo, gestionar procesos también requiere de gente y de sistemas, por lo que eventualmente se convierten en parte del mismo problema que quieren resolver.
Recientemente está surgiendo una alternativa interesante. Se trata de la creación de gemelos digitales*. Este modelo es un conjunto de herramientas tecnológicas y metodologías que permiten crear una representación virtual de un proceso, una infraestructura o, inclusive una organización real completa. Dentro de esta representación virtual o gemelo digital, se pueden modelar todos las reglas, flujos, infraestructura tecnológica y funcionamiento de los procesos de extremo a extremo de una empresa, y una vez creados, se ejecutan utilizando los sistemas de cómputo y la infraestructura ya existente de la propia empresa. A diferencia del BPM, que solamente administra los procesos, un gemelo digital es también capaz de implementarlos automáticamente, aprender de ellos y mejorarlos.
La empresa aprende a hablar un nuevo lenguaje bajo reglas de “ingeniería semántica” y le dice a la tecnología qué es lo que necesita de ella mediante el diseño de un proceso en lugar de crear un código de software nuevo para cada necesidad con las consecuencias que ello trae para el futuro. Esto significa que los sistemas tradicionales minimizan sus cambios funcionales y se dedican a ejecutar aquellos por los que fueron implementados desde un inicio. La lógica del negocio ya no reside en ellos, sino que se convierten en un engranaje eficiente de una maquinaria mucho más completa y muy bien interconectada. Los cambios y requerimientos del negocio ahora se ejecutan en una capa superior que controla y orquesta al resto de los sistemas. Es así como el elefante blanco comienza adquirir mucha mayor agilidad y a moverse con notoria velocidad.
Este nuevo modelo está creciendo rápidamente en aceptación y adopción. Las empresas están respondiendo dos o tres veces más rápido a los cambios que se les presentan y pueden introducir nuevos productos y servicios al mercado de una forma sorprendentemente rápida comparada contra los procesos anteriores. Además, están incorporando a este modelo de gemelos digitales una innovación muy importante: inteligencia artificial. Con ella, están logrando que la orquestación y el autoaprendizaje genere nuevos modelos aún más sofisticados.
¿Hasta dónde podrá llegar una organización que es capaz de adaptarse rápidamente al cambio y que al mismo tiempo aprende de su propia operación para mejorarla y hacerla más eficiente? ¿Estamos en el umbral de una nueva revolución industrial más allá de lo que habíamos imaginado?
Déjanos tus comentarios y preguntas. Nosotros podemos ayudarte a agilizar tu empresa.
*Concepto acuñado por la empresa española UGROUND y que cuenta con varias patentes.
Sobre el autor: Vicente Viniegra cuenta con alrededor de 30 años de experiencia en el sector de tecnología y consultoría en áreas de ventas y negocios. Es socio fundador de Pridecta, firma especializada en servicios de transformación digital, desarrollo organizacional y en preparar empresas para llevarlas a fondos de inversión.
Tu Comentario
Déjanos tu opinión